Software hilft Hochschulen bei Bewerbung und Datenverwaltung

Mit der kostenlosen Software mpuls_S unterstützt das Bundesministerium für Bildung und Forschung die Hochschulen bei der Verwaltung aller wichtigen Daten. Das hilft zum Beispiel in der Bewerbungsphase und beim Auswahlprozess. Das Programm wurde auf Basis des Feedbacks von Hochschulen um zahlreiche Funktionen erweitert.

Von der Einwerbung der Förderer über die Bewerbungs- und Aufnahmeverfahren bis zur Meldung der Daten für statistische Zwecke – die Hochschulen müssen zahlreiche Informationen sammeln und verwalten. Dafür stellt das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) den Hochschulen kostenfrei die eigens für das Deutschlandstipendium erstellte Online-Software „mpuls_S“ zur Verfügung. Sie bündelt die Verwaltungsprozesse des Deutschlandstipendiums in einem Programm und bietet als Kernstück zwei wichtige Funktionen: die Online-Bewerbung und die Aktenverwaltung.

Bewerbungsprozess online organisieren

Über ein Online-Portal können sich Studierende unkompliziert um ein Deutschlandstipendium bewerben. Den standardisierten Bewerbungsseiten wird eine Hochschul-Webseite vorgeschaltet. Dort können individuelle Angaben zur Bewerbung und zum Auswahlverfahren eingegeben werden. Die Online-Bewerbung eignet sich auch für mehrstufige Verfahren, da jede Hochschule den Bewerbungsprozess individuell ausgestalten kann.

Stipendienverwaltung einfach gemacht

Die im Online-Verfahren abgegebenen Bewerbungen werden in den mpuls_S Stipendienserver übertragen und dort nach den Kriterien der Auswahlverfahren der Hochschule bewertet — optional auch mit einem individuell einstellbaren Bewertungsschema. Die Bewertung kann zentral oder in den Fakultäten erfolgen. Der Pool an Bewerberinnen und Bewerbern kann nach vielen Kriterien geordnet werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vorschlagslisten für die Vergabekommissionen zu erstellen.

Bereits geförderte Stipendiatinnen und Stipendiaten können ihre Leistungsnachweise für die unkomplizierte Verlängerung des Deutschlandstipendiums ebenfalls online übersenden. Dieser Vorgang kann auch unabhängig von der Ausschreibung zur Neuvergabe erfolgen und z. B. zeitlich vorgelagert werden.

Nach der Vergabeentscheidung können die vorhandenen Bewerbungen im Programm als Zusagen oder Absagen markiert werden. Die Bescheiderstellung wird durch ein Serienbriefverfahren unterstützt. Eine Auswertungsfunktion erleichtert darüber hinaus die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Statistikmeldung. Das Management der Mittelgeber wird ebenfalls durch die Software unterstützt.

Mehr Bedienerfreundlichkeit durch neue Funktionen

Das Programm wurde laufend erweitert. Basis dafür ist das Anwenderfeedback der Hochschulen, die die Software bereits nutzen. So gelangen die Bewerbungen automatisiert in den Stipendienserver, ebenso nachgereichte Unterlagen und die Leistungsnachweise für eine Verlängerung eines bestehenden Stipendiums. Ein neuer PDF-Service fasst alle Informationen in einer Datei übersichtlich zusammen. Der Bewerbungspool kann durch individuell einstellbare Exporte gezielt aufbereitet werden. Im Bereich der Förderer unterstützt ein Tagebuch die laufende Kontaktpflege. Außerdem wurden weitere Verbesserungen beim Online-Bewerbungsportal eingeführt: Hochschulen können dieses noch individueller gestalten und haben eine weitere Sprache zur Auswahl.

Neue Software DSTIP

Derzeit wird eine neue, kostenlose Software für das Deutschlandstipendium entwickelt. Im Rahmen des Entwicklungsprozesses soll insbesondere die Optimierung der Nutzerfreundlichkeit, z. B. durch verbesserte Menü-Führung, die Optimierung von Eingabefeldern und -optionen, ein modernisiertes Userinterface oder die Mobilfreundlichkeit der Anwendung, im Fokus stehen. Ein Testsystem der neuen Software wird interessierten Hochschulen ab März 2018 zur Verfügung stehen. Die Fertigstellung der Produktivversion der Software ist für Mai 2018 geplant.

Zugang zur Software 

Die Nutzung von mpuls_S ist derzeit nur noch für Hochschulen mit bestehendem Zugang bis längstens zum 30.09.2018 möglich. Eine Neuanlage von Hochschulen erfolgt nicht mehr. Das neue DSTIP-System wird voraussichtlich im Mai 2018 zur Verfügung stehen. Interessierte Hochschulen erhalten bei der Einführung der Software Beratung und Unterstützung. So ist die Nutzung von DSTIP bereits binnen weniger Wochen durch die Hochschule möglich. Hochschulen mit Interesse können sich per E-Mail an support@dstip.de wenden und erhalten auf Wunsch einen Demozugang. Soll das System eingesetzt werden, wird eine Nutzung auf Basis einer Auftragsdatenverarbeitung vereinbart.

Kontakt für noch nicht teilnehmende Hochschulen:

DSTIP Team der valucon apps GmbH
Telefon: +49-89-18937867-95
E-Mail: info@valucon.de
Hilfeportal im Internet: http://doku.mpuls-s.de